Основные понятия о «документационном обеспечении» деятельности товароведа. 

Требования к оформлению товароведной документации.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" делопроизводство или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" (ДОУ) в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

Данные различия связаны с историей происхождения этих терминов. Термин "делопроизводство" – возник в России во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов "производство дела", а "делом" в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. Однако определения данных терминов претерпевали изменения и в настоящее время их значения закреплены ГОСТом Р 51141-98. Термин "документационное обеспечение управления" вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

· документирование деятельности;

· организация работы с официальными документами.

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме. 

Оформление документации предполагает не только внешние аспекты, но и наполнение документа. Требования к оформлению проектной документации, которая может при определенных задачах относиться к товароведной, в этой части можно разделить на требования к общей структуре документа и требования к структуре тела документа

Требования к общей структуре документа в общем случае предполагают, что документ объёмом более 2-х страниц должен содержать следующие разделы:

1.       Общая часть документа:

1.      Титульный лист

2.      Оглавление

3.      Содержание (для документов более 30 страниц)

4.      Аудитория документа

5.      Назначение документа

6.      Аннотация (краткое изложение содержания)

7.      Сведения об авторах

8.      Список использованных материалов

9.      Словарь терминов (глоссарий) (или ссылка на отдельный документ-глоссарий)

10.  Словарь сокращений (или ссылка на отдельный словарь акронимов)

11.  Список изменений (для версионных документов)

2.       Тело документа

3.       Приложения

Порядок следования разделов — ориентировочный.

Требования к структуре тела документа предполагают, что основное тело документа должно представлять собой набор разделов разного уровня вложенности. Каждый раздел должен иметь номер в десятичной системе Дьюи, позволяющий быстро и эффективно ссылаться на них в рецензиях и любых обсуждениях, затрагивающих документ. Если документ представляется в виде WordDoc, PDF, DjVu и подобных форматах, ориентированных на последующую печать, то страницы документа должен иметь сквозную нумерацию.

Говоря о существующих требованиях к бланкам документов, необходимо отметить, что бланк документа - это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами.

На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут также размещаться символические графические знаки (ограничительные отметки): уголки, линии и т. п., которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают место размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов: А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм) (Соответствуют Международному стандарту ИСО 216:1975). В делопроизводстве также находит применение формат A3 (297x420), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица стандартом установлены следующие виды документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа, реквизиты которых варьируются в зависимости от учредительных документов организации.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает определенные требования к размещению на бланках постоянных реквизитов и ограничительных отметок. Различают способы: центрированный (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) и флаговый (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Центрированный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под отдельные реквизиты оставляют трафаретные места.

Флаговый вариант расположения реквизитов используется в основном при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью печатающих устройств (компьютер, печатная машинка) непосредственно при подготовке документа. При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов считается обязательным.

Для внутренних документов часть реквизитов может не воспроизводиться.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом отдельные реквизиты печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов. Воспроизведение реквизитов на бланках может производиться типографским способом, с применением средств оперативной полиграфии или с помощью вычислительной техники при подготовке конкретного документа.

При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Более крупным шрифтом выделяется наименование организации и вида документа. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами. Бланки печатаются красками насыщенного цвета, обеспечивающими незатруднительное чтение текста в удовлетворительных условиях освещения и получение качественных копий документов с помощью средств копировальной техники.

ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает виды шрифтов, которыми следует пользоваться при подготовке текста документа с использованием средств вычислительной техники. Основное требование к шрифтам сводится к тому, чтобы они были хорошо читаемыми. Некоторым образом конкретизируется требование к шрифтам в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция рекомендует при подготовке документов применять текстовый редактор Word версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 при печати через 1 - 2 интервала.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова "страница" и его сокращенных вариантов или знаков тире (– 2 –).

Особые требования предъявляются к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков. Эти требования в отношении воспроизведения реквизита 01 (Государственный герб Российской Федерации) оговорены Федеральным конституционным законом "О государственном гербе Российской Федерации" от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.).

Для изготовления бланков предприятия применяется плотная бумага светлых тонов — плотность бумаги должна быть не менее 80 г/м², а белизна — не менее 90%. Бумага для бланков должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся при случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной пылению (т. е. отслаиванию с поверхности мелких бумажных частичек, отдельных волокон) при нанесении текста на печатающем устройстве. Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо читаться. С этой целью используется типографская краска черного (для многоцветных бланков — темного или контрастного) тона, а также шрифты со строгими, хорошо различимыми очертаниями. Размер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения.

Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой. В частности, место для основного текста на бланке может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой).

Изготовление и использование бланков предприятия с изображением Государственного герба РФ (субъекта РФ) или эмблемы (логотипа) предприятия должно осуществляться в строгом соответствии с их предназначением. Изготовление указанных бланков следует производить только на полиграфических (штемпельно-граверных) предприятиях, имеющих лицензии на соответствующие виды деятельности, а также сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции с надлежащим качеством. Как правило, изготовление бланков осуществляется на основании заказа, оформленного в установленном законодательством РФ порядке.

Бланки предприятия подлежат учету. С этой целью на них с оборотной стороны типографским способом, нумератором или при помощи средств оперативной полиграфии проставляют порядковые номера, а при необходимости — и серии этих номеров.